O grupo de WhatsApp no condomínio pode ser uma ferramenta muito útil, desde que não se cometa alguns erros… Saiba o que não é recomendado para o grupo de WhatsApp no condomínio neste texto.
O WhatsApp é um app de troca de mensagens criado em 2009 por Brian Acton e Jan Koum. Naquela época, o objetivo do app era simples: oferecer uma alternativa à troca de mensagens tradicional via celular, o SMS. Atualmente o aplicativo já é o número um de downloads em todo mundo e está presente em quase todos os celulares e smartphones.
Através do WhatsApp, conectado via internet e pelo número do celular, é possível enviar mensagens rápidas de texto, áudio, fazer ligações, enviar fotos e outras mídias; ações que podem ser feitas individualmente ou em grupo. E há quem não resista a tentação de criar um novo grupo de WhatsApp!
Realmente, a ferramenta de grupos do aplicativo é muito funcional e amplamente utilizada, mas será que o grupo de WhatsApp no condomínio é uma boa alternativa para facilitar a comunicação? Pode ser, desde que você não cometa estes erros!
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Os piores erros para se cometer no grupo de WhatsApp no condomínio
1. CRIAR O GRUPO DE WHATSAPP NO CONDOMÍNIO SEM APROVAÇÃO EM ASSEMBLEIA
Com o intuito de facilitar a comunicação entre os condôminos e informar decisões, o grupo de WhatsApp no condomínio pode ser uma ótima ferramenta para aumentar a integração dos moradores. Mas, como qualquer decisão da administração do condomínio, deve ser aprovada em assembleia pelos moradores.
Aliás, em nenhuma hipótese o síndico pode criar esse grupo sem o aval dos moradores. O número de telefone é um dado pessoal, por isso, é responsabilidade do síndico/administrador zelar pelo sigilo. E a criação do grupo de WhatsApp no condomínio necessariamente expõe dados pessoais (telefone celular, no mínimo) entre todos os condôminos e só isso pode ser considerado violação da intimidade.
Ainda assim, mesmo que aprovado em assembleia, os moradores não podem ser obrigados a participar do grupo de WhatsApp no condomínio. Àqueles que quiserem participar do grupo no WhatsApp, devem solicitar a autorização para a inclusão. E quem achar desinteressante, não será incluído no grupo.
2. USAR COMO CANAL EXCLUSIVO DE COMUNICAÇÃO
Ainda que seja uma ferramenta muito funcional e rápida, o grupo de WhatsApp no condomínio não deve ser o único canal de comunicação da administração. Isso porque como vimos acima, cabe aos moradores a decisão de participar ou não do grupo. E aqueles que optarem por não participar não podem ser excluídos da comunicação interna do condomínio.
Muitos condomínios estão optando também pelo uso de aplicativos de administração, que facilitam a gestão dos equipamentos compartilhados, como salão de festas, churrasqueiras, quadras esportivas, etc. além de assumirem o papel de comunicação oficial da administração onde são divulgadas todas as informações pertinentes ao condomínio.
O grupo de WhatsApp no condomínio pode sim, ajudar em muitos aspectos: emergências, decisões rápidas, avisos urgentes ou até questões referentes ao entorno do prédio; mas as demandas lá colocadas só serão resolvidas pelo síndico após a formalização das solicitações. Isso quer dizer que reclamações, por exemplo, devem ser feitas no Livro de Ocorrências.
Além disso, é importante manter os tradicionais avisos aos moradores, já que nem todos têm acesso a uma conexão. Envio de e-mail também é muito eficiente.
3. NÃO DEFINIR PREVIAMENTE AS REGRAS PARA UTILIZAÇÃO DO GRUPO
A partir da aprovação em assembleia da criação do grupo de WhatsApp no condomínio, cabe à administração aproveitar a oportunidade para aprovar também as regras de funcionamento do mesmo.
Existem locais onde o grupo é fechado e somente os administradores podem postar, outros são abertos, mas com os temas limitados às questões do condomínio. É importante estabelecer também que palavrões, insultos ou qualquer linguagem imprópria e ofensiva não será admitida, por exemplo.
Além disso, deve-se estabelecer se é permitido anúncios de vendas de produtos ou serviços no grupo. Em caso positivo, deve ser orientado para que as negociações sejam realizadas de forma privada. Mas, o mais comum é restringir esse tipo de informação para diminuir a quantidade de mensagens.
É possível, inclusive, esclarecer os “horários de funcionamento” do grupo, comunicando os prazos de resposta das comunicações enviadas. Estas informações devem ser enviadas por mensagem e colocadas na descrição do grupo.
Ainda, é preciso evitar que os moradores sejam expostos a qualquer tipo de situação embaraçosa. Reclamações de barulho de madrugada ou de cachorro latindo, se permitidas no grupo, devem ser feitas de maneira genérica e educada pelos outros moradores.
Nada de mensagens pessoais, correntes, memes ou mensagens de bom dia/boa noite. O grupo de WhatsApp será um local destinado exclusivamente para tratar assuntos do condomínio, assim como avisos simples da gestão. Colocar esse tipo de limite evitará possíveis confusões entre os condôminos.
Dependendo do número de presentes no grupo, é inevitável que ele perca o foco, mesmo com as regras de participação. Por isso, é importante sempre reforçar as normas do grupo, evitando assim o acúmulo de conversas sobre assuntos aleatórios e a perda de temas importantes que podem passar despercebidos em meio a tantas outras mensagens.
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4. NÃO ACOMPANHAR O GRUPO
De pouco adianta o síndico ter a iniciativa de criar o grupo se este não fizer o acompanhamento das mensagens. O grupo de WhatsApp no condomínio deve ser um canal de comunicação de mão dupla.
É imprescindível que alguém monitore o grupo diariamente, seja o síndico ou alguém contratado para a função. Inclusive, o grupo de WhatsApp no condomínio deve ser administrado exclusivamente pelo síndico e/ou administradores.
É papel do síndico saber se comunicar com os condôminos e as falhas nessa área estão entre um dos principais erros no comando de um condomínio. Por isso, é fundamental tentar responder as possíveis dúvidas o quanto antes.
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Apesar de ser uma ferramenta importante, o grupo de WhatsApp, ou outro aplicativo de mensagens semelhante, não pode ser utilizado como a única forma de comunicação com os condôminos. Os grupos no condomínio podem ser muito úteis, desde que as regras de convivência e respeito aos demais participantes sejam respeitadas.
Para isso, é preciso que se trate de um grupo oficial criado e administrado pelo síndico do condomínio e que tenha regras claras e específicas, inclusive com a possibilidade de aplicação de multa a quem ofender outro membro, desde que essa multa tenha sido previamente aprovada em assembleia. E, é sempre aconselhado a contratação de uma consultoria jurídica para orientação e acompanhamento da administração. Fale conosco!
