O impacto gerado pela LGPD trouxe movimentação para todos os ramos de mercado. Com o início da fiscalização ocorrida em agosto de 2020, muitos negócios e instituições precisaram correr para ajustar seus processos. Mas, você sabia que até mesmo relações costumeiras da nossa rotina também entram no radar desta nova lei? Por exemplo, a LGPD para condomínios é uma questão que precisa ser ajustada e adaptada pelas administradoras desses espaços.
O objetivo da LGPD, de maneira geral, é garantir a proteção e privacidade dos dados pessoais, a fim de que o usuário tenha controle sobre o uso, compartilhamento e armazenamento de suas informações. A regulamentação visa assegurar que o acesso a informações pessoais e confidenciais não seja realizado de maneira indiscriminada. Pois, até a LGPD entrar em vigor, muitas empresas usavam os dados dos usuários de forma ilimitada para seu próprio benefício, sem que os titulares estivessem cientes disso.
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Mas, há necessidade de ajustar a LGPD para condomínios?
A resposta pode parecer óbvia,mas é preciso reforçar: sim, com certeza. Entretanto, o mais importante é compreender o porquê dessa necessidade. Muitos condomínios tiveram que apostar em procedimentos, tecnologias e novos processos ao longo do tempo para garantir exigências de segurança para o acesso das pessoas. E a maioria dessas ações previam o compartilhamento de informações como nome, CPF, RG e outros dados pessoais. Na atualidade, em alguns condomínios mais tecnológicos, já são usados biometria e reconhecimento facial para permitir a passagem de pessoas para dentro dos espaços.
Esse fornecimento de dados pessoais comuns para acessar a parte interna dos condomínios, sejam eles residenciais ou comerciais, a partir de agora precisará estar amparado em uma das bases legais da LGPD. As portarias, por exemplo ,são, portanto, as áreas mais sensíveis e afetadas em relação à LGPD para condomínios.
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Como ajustar os processos na rede condominial?
A devida adequação à LGPD para condomínios deve acontecer, assim como em todas as áreas, através da revisão de todos os processos e da implementação de uma nova gestão de dados captados no ambiente. Isso vai do mapeamento dos processos e operações de tratamento das informações, ao treinamento dos funcionários e colaboradores.
Por exemplo, no que tange os processos, é preciso que os condomínios que utilizam de portarias e controles de acesso com uso de dados pessoais, reformulem os documentos internos, estejam bem amparados juridicamente por uma das bases legais da LGPD para captar imagens, dados biométricos de quem circula pelo condomínio. Além deles, autorizações e políticas internas que envolvam o tratamento de dados também precisam ser revisadas, assim como contratos com as administradoras e gestoras dos condomínios, fornecedores, colaboradores e prestadores de serviço.
A LGPD para condomínios permite visualizar as finalidades dessas atividades e identificar as bases legais mais adequadas que resguardem o direito de tratamento e gestão dessas informações. Por isso, é preciso se atentar para a limitação desse tipo de tratamento de dados pessoais e o que pode justificar e legitimar tal atividade.
LGPD para Condomínios: Dados Pessoais de Visitantes
Até agora focamos nos dados compartilhados de moradores, empresários, e quando for uma pessoa visitante, como funciona essa captação de dados e todo o seu tratamento? Pois bem, seja a LGPD aplicada para condomínios ou qualquer outro segmento, ainda não há respostas para todas as perguntas. Por ser um regimento recente, muitas dúvidas pairam no ar, múltiplas interpretações surgem a todo momento entre os advogados. A única certeza é que independente de quem seja o detentor dos dados, a lei está aí para protegê-lo e assegurar sua privacidade. Porém, em alguns momentos esse interesse pode entrar em conflito com outros embasamentos jurídicos e regulamentações.
Dessa forma, é preciso que os processos estejam bem consolidados e a equipe pronta para justificar cada tomada de decisão. Isso, com certeza, pode minimizar muitos confrontos entre pessoas que querem resguardar suas informações e empresas que precisam desses dados para trâmites de segurança.
Este movimento de adaptação obriga os condomínios a verificarem outras séries de questões como política de privacidade e regras de confidencialidade de empresas contratadas, renegociações e inclusão de cláusulas de cumprimento da LGPD com terceirizados, treinamento de colaboradores para democratizar a informação, entre outros aspectos que somente no dia a dia é possível perceber.
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Confira aqui a lista com as principais adequações que precisam ser feitas para que seu condomínio não seja prejudicado pelas sanções da LGPD:
- Mapear processos e criar políticas internas de segurança da informação coletada e de privacidade. Assegure sempre a finalidade do uso dos dados pessoais e o controle de acesso a essas informações;
- Definir uma das bases legais da LGPD que resguarde a sua finalidade de captação e tratamento dos dados;
- Estabelecer o ciclo de vida dos dados e informar de forma transparente aos usuários;
- Definir situações processuais que deverão ser bem claras para a equipe do seu condomínio. Crie respostas para questões como: de que forma os dados serão armazenados, quem terá acesso a eles e a quais dados, como vai se dar o processo de segurança e sigilo e por quanto tempo o condomínio precisa reter aqueles dados;
- Documentar toda a jornada de adequação à LGPD para condomínios, para fins de transparência, gestão de conhecimento, fiscalização e resguardo jurídico;
- Realizar treinamento com colaboradores, a fim de democratizar a informação e de que todas as pessoas tenham conhecimento dos processos para quando forem questionadas por visitantes do espaço, por exemplo;
- É importante que além do condomínio estar de acordo com a LGPD, seguindo a lei de maneira correta, que os contratos com outras empresas, fornecedores, colaboradores também priorizem esse cumprimento legal.
Vale lembrar que o descumprimento da LGPD acarreta em sanções que podem trazer bastante prejuízo para os condomínios, seja financeiro ou na sua reputação. Por isso, é fundamental que as administradoras e os espaços condominiais ajustem o mais breve possível sua política interna de privacidade e segurança.
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Para que esse trabalho seja mais assertivo e com menos risco de ferir a legislação, contar com uma equipe jurídica especializada em LGPD pode ser essencial para o êxito da gestão de dados implementada. Assim como você pode contar com uma consultoria voltada às necessidades e ajustes do seu condomínio.
É importante frisar que a LGPD surge como uma ferramenta de proteção não só para o cidadão comum, que se vê mais empoderado do uso de seus dados pessoais, mas também levanta um senso de responsabilidade e atenção para todas as áreas olharem essa gestão de dados com um pouco mais de cautela e bom senso.
