Saiba as diferenças entre DANFE e NF-e e aprenda quando usar cada documento para evitar erros no recolhimento de tributos e na prestação de contas para as autoridades fiscais e clientes.
DANFE, NF-e, XML, Fisco, ICMS, IPI, são tantas letras e siglas que não é de se admirar que muitos empresários acabam se atrapalhando com a rotina contábil do próprio negócio! Você sabe a diferença entre DANFE e NF-e, por exemplo? Ambos são documentos importantes e muitas vezes tomados como a mesma coisa, mas não são. É fundamental saber a diferença entre DANFE e NF-e e, principalmente, quando usar um ou outro, para evitar problemas com o Fisco.
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Bom, para aprender quais são as diferenças entre DANFE e NF-e, primeiro precisamos entender o que é e a funcionalidade de cada um desses documentos, pois confundi-los pode atrapalhar os cálculos tributários e a prestação de contas da sua empresa.
O que é NF-e?
Vamos começar pelo básico, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento oficial que registra todas as vendas e/ou prestações de serviço da sua empresa. É a partir das notas fiscais geradas pela sua empresa que o setor contábil irá calcular seus impostos devidos, bem como o setor financeiro projetará seu faturamento e o setor de logística planejará suas entregas e encomendas. Como você pode ver, a NF-e é um documento fundamental para todo o funcionamento de um empreendimento, se não for o mais importante.
A versão eletrônica da nota fiscal foi instituída em 2006, substituindo os talões em papel, com o objetivo de agilizar a emissão e a fiscalização. Hoje a NF-e é um arquivo totalmente digital, no formato XML, que só pode ser acessado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) ou por algum software emissor de nota fiscal eletrônica. Logo, o armazenamento desse documento é também 100% digital, economizando espaço físico, recurso e até ajudando na preservação do meio ambiente!
Ainda que digital, a versão eletrônica da nota fiscal possui validade jurídica, por isso também deve ser armazenada por, no mínimo, cinco anos, por fornecedores e compradores. É importante levar esse tempo em conta por dois motivos: caso exista algum documento extraviado, a empresa poderá sofrer multas, e se houver necessidade de troca ou comprovação de algum serviço ou produto.
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. O objetivo deste documento é ajudar na visualização dos dados registrados na NF-e, permitindo que eles fiquem mais acessíveis para conferência. Essa verificação mais simples evita que o produto saia da empresa com dados errados, por exemplo.
Podemos dizer, então, que o DANFE é uma representação impressa resumida da NF-e, mas sem validade fiscal e jurídica. Aqui está a principal diferença entre DANFE e NF-e, além de serem documentos diferentes, somente a segunda possui validade fiscal e jurídica. Assim, tanto o cliente não pode utilizar o DANFE para realizar trocas, solicitar reembolsos e comprovar que adquiriu determinada mercadoria. Quanto à empresa também não pode usar o DANFE para confirmar uma venda junto às autoridades fiscais e consumidores.
Além de acompanhar as mercadorias quando são vendidas aos clientes finais, a cópia impressa do DANFE é obrigatória no transporte de produtos e mercadorias. Por ser uma representação simplificada da NF-e, suas informações precisam ser preenchidas exatamente conforme as informações contidas no arquivo XML, não podendo ter qualquer divergência entre elas. Esse documento ainda deve obedecer ao layout estabelecido pelo Manual de Integração do Contribuinte.
O DANFE possui uma chave de acesso com 44 dígitos, os quais permitem sua consulta na página da Secretaria da Fazenda Estadual, confirmando sua existência e seu uso regularmente autorizado. Ele também dispõe de um código de barras, que facilita a leitura óptica do documento, além de possuir um número de protocolo gerado no momento da autorização de uso, com ressalva nos casos de contingência.
Que informações devem aparecer no DANFE?
O DANFE registra informações relevantes como razão social, endereço do remetente e endereço do destinatário, transporte utilizado e outras coisas. Na área referente aos produtos, ele apresenta detalhes a respeito dos tributos que incidem sobre os itens:
· Descrição dos serviços e das mercadorias;
· Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
· Código de Situação Tributária (CST) para empresa com regime normal e Código de Situação de Operação no Simples nacional (CSOSN) para empresa optante do regime tributário Simples Nacional;
· Código Fiscal de Operações ou Prestações (CFOP);
· Unidade;
· Quantidade;
· Valor unitário;
· Valor total;
· Base de cálculo do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) próprio;
· Valor do ICMS próprio;
· Valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
· Alíquota do ICMS;
· Alíquota do IPI.
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Afinal, quais são as diferenças entre DANFE e NF-e?
Como já vimos acima, a principal diferença entre DANFE e NF-e está na validade jurídica. Enquanto que a NF-e é o documento com função fiscal e jurídica para registrar a comercialização de produtos e serviços, o DANFE possui apenas função ilustrativa, como uma representação gráfica das informações registradas na nota fiscal.
Ainda que obrigatório no transporte de mercadorias, o DANFE não é válido do ponto de vista legal, nem fiscal. Logo, para a emissão da NF-e, é necessário utilizar o certificado digital, o eCNPJ, um tipo de identidade digital da empresa, enquanto que o DANFE não precisa desse certificado digital exatamente por não possuir validade jurídica.
Outra diferença entre DANFE e NF-e é que a NF-e deve ser armazenada, pelo menos, por cinco anos. Durante esse período, a Receita Federal pode solicitá-la e a empresa pode precisar dela para confirmar o pagamento de alguma compra ou resolver alguma questão com o cliente.
Já o DANFE não precisa ser arquivado, mas o canhoto deve ser armazenado porque pode funcionar como confirmação de que determinado produto foi entregue (isso pode ser necessário se um cliente questionar a entrega da mercadoria). Enquanto que a NF-e não precisa ser impressa, seu arquivamento se dá por via digital, a impressão do DANFE é obrigatória no transporte de mercadorias.
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Bom, esperamos ter ajudado a entender as diferenças entre DANFE e NF-e. Documentos que, apesar de estarem relacionados, têm funções diferentes. Para evitar problemas jurídicos, consulte nossa equipe de consultores empresariais. Até breve!
